Définir des quotas de places à ne pas dépasser, par séance et par tarif
Sur Mapado, nous pouvons gérer des quotas sur plusieurs niveaux :
- au niveau de la séance / de l'événement
- au niveau d'un tarif
Seules les séances en placement libre sont concernées par ce guide.
Quota au niveau de la séance / de l'événement
Dans "Evénements", cliquez sur l'événement dont vous souhaitez modifier le quota puis sur la séance. Vous trouverez alors le bouton Gérer la jauge :
Une fenêtre apparaît alors sur votre droite, dans laquelle vous pouvez modifier la jauge de votre séance :
Généralement, un organisateur indique sur le quota au niveau de la séance / de l'événement la jauge de sa salle. Ainsi, il sera certain qu'aucune place ne manquera le jour de son événement.
Dans certains cas, vous pouvez plutôt choisir d'indiquer un nombre plus faible. Par exemple, si vous n'êtes que distributeur sur un événement, vous pouvez mettre ici le volume de places dont on vous a confié la distribution (sur place, en ligne sur votre site, via votre réseau de distribution, ...).
Ce quota limitera automatiquement l'ensemble des ventes, des réservations et les éventuelles allocations faites à des revendeurs (de type Fnac, Ticketmaster, offices de tourisme, ...) pour tous les billets gérés en amont par la billetterie Mapado.
Modifier en masse le quota au niveau de la séance / de l'événement
Il vous faut dans un premier temps, créer un nouveau modèle de salle en placement libre en lui définissant une jauge : Gestion des modèles de salle
Dans le menu Evénements, cliquez sur "Créer et gérer mes événements" et sélectionner l'/les événement(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez modifier en masse le quota de billets :
Il faut alors :
- Sélectionner les séances.
- Sélectionner le bouton "Salles"
- Choisir le modèle de salle en placement libre souhaité
- Enregistrer.
Quota au niveau des tarifs
Toujours dans l'onglet paramétrage de la séance sélectionnée, cliquez sur le crayon situé au niveau du tarif :
La fenêtre pop-up qui apparaît vous permet de gérer les quotas dans l'espace indiqué ci-dessous :
Modifier en masse le quota au niveau des tarifs
Dans le menu Evénements, cliquez sur "Créer et gérer mes événements" et sélectionnez l'événement à modifier. Dans partie Mise à jour, cliquez sur "Tarifs" et sélectionnez les tarifs que vous souhaitez modifier :
Dans la section "Quota de billets" vous pouvez définir le nombre de places pour les tarifs.
La plupart du temps, les organisateurs laissent leurs tarifs en quota "illimité". Cela veut dire que dans ce cas, la seule règle qui s'applique est le quota au niveau de la séance / de l'événement.
Mais il est également possible de paramétrer des quotas au niveau de chaque tarif. Les cas les plus fréquents que nous avons rencontrés :
- des tarifs avec des compléments limités de type "plein tarif + accès backstage/dédicace pour 100 €" (quota au niveau du tarif à 20, pour limiter l'expérience à 20 privilégiés)
- des tarifs accompagnés de limites techniques "plein tarif avec accès PMR" (quota au niveau du tarif à 5, représentant l'espace disponible pour accueillir un fauteuil roulant)
- des tarifs de prévente avec des tarifs gradués de type "50 places en super early bird à 20 €" (quota au niveau du tarif à 50), "100 places early bird à 30 €" (quota au niveau du tarif à 100) et "tarif normal à 40 €" (quota au niveau du tarif en illimité)
- la distribution d'invitations pouvant être réservées en ligne, ce qui permet de remplir les premières places de sa salle (quota de 20 places sur ce tarif par exemple) puis le reste de l'événement est commercialisé en "plein tarif à 20 €" (quand le quota sur les invitations est atteint)
- des invitations pour la presse de dernière minute (quota de 20 places gratuites au niveau du tarif par exemple) qui ne seraient activées que sur votre guichet (pour éviter de conserver une réservation "invitation presse non confirmées" qui bloquerait des ventes alors qu'une séance est presque pleine ... tout en limitant le nombre de journalistes non confirmés pour éviter une séance avec que des invitations gratuites)
Lorsqu'un quota est fixé également au niveau du tarif, c'est la combinaison des deux quotas qui s'applique : si un quota au niveau séance est atteint, il ne sera quoi qu'il arrive pas possible de prendre un billet (même si le quota au niveau du tarif n'est pas atteint).
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- Quotas pour les réseaux de distribution (Fnac, Digitick, ...)
- Pourquoi mon événement / mon tarif n'est plus en vente ?
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